在國際貿(mào)易中，買賣雙方在簽訂合同之后，由于客觀或主觀原因經(jīng)常需要對合同內(nèi)容進(jìn)行修改和變更。此時，合同的其他事宜或者貿(mào)易安排就不得不隨著進(jìn)行變更，這個過程需要雙方通過多個途徑進(jìn)行磋商，最終方案才能出爐。
值得一提的是，在對合同進(jìn)行修訂和更改的同時，使用的郵件、電話記錄、面談資料等都要存檔，妥善保存在此期間的相關(guān)書面文件，以免在以后的交易中引起糾紛，從而可以確認(rèn)債權(quán)債務(wù)關(guān)系和法律責(zé)任歸屬。
一、注意保留證據(jù)
但很多出口商在貿(mào)易中忽略了這點(diǎn)，書面證據(jù)等不留底，不注意保存，從而為日后可能發(fā)生的貿(mào)易糾紛埋下了隱患。
二、留存的證據(jù)類型
在由于更改合同內(nèi)容導(dǎo)致的糾紛中，貿(mào)易雙方的往來信函、電子郵件、在線聊天的聊天記錄等都可以作為證據(jù)留存，不一定必須要求原始的紙質(zhì)資料，但是一定要保存下來。而在出口貿(mào)易的實際操作中，一些出口企業(yè)往往只是通過電話就口頭約定了合同內(nèi)容或?qū)ζ溥M(jìn)行修改、補(bǔ)充，而且出口企業(yè)認(rèn)為事后再讓買方出具書面證明可能會給對方留下對進(jìn)口商不信任、不放心的印象，不利于雙方貿(mào)易關(guān)系的維系和發(fā)展。
其實，出口商在和買方達(dá)成口頭協(xié)議或收到買方的口頭指示之后，完全可以通過郵件、傳真、在線聊天等形式和買方再次確認(rèn)雙方洽談和指示的內(nèi)容，并委婉地表示希望買家能書面答復(fù)，而這些往來的記錄都可以作為證據(jù)留存。
從上述兩個案例我們可以看到,其實出口企業(yè)只需在貿(mào)易過程中多個心眼，以各種方式和途徑保留貿(mào)易過程中的證據(jù),就可以在出險后及時提供有利證明，為挽回?fù)p失打下基礎(chǔ)。因此，廣大出口企業(yè)，特別是業(yè)務(wù)操作人員應(yīng)該重視貿(mào)易往來書面證據(jù)的留存，吸取其他企業(yè)的慘痛教訓(xùn)，積極維護(hù)企業(yè)的貿(mào)易利益。