■準確定位施工企業(yè)信息化的需求是實現(xiàn)效益信息化的關(guān)鍵；
■信息化投入成本要考慮顯性成本，同時也要考慮隱性成本；
■信息化既是一項戰(zhàn)略性投資，又是一種新技術(shù)投資；
■信息化產(chǎn)生的效益包括可持續(xù)發(fā)展效益、經(jīng)濟效益以及社會效益；
回顧中國施工企業(yè)過去20多年的信息化建設(shè)之路，雖然一直在快速發(fā)展當中，但在前進的道路上充滿了坎坷。不少施工企業(yè)在信息化建設(shè)中，特別是在軟件建設(shè)中的投入效果不理想。不理想的原因，固然有信息技術(shù)飛速發(fā)展，致使軟件落后等客觀因素，但也有領(lǐng)導(dǎo)層和管理層人員的認識不到位等人為主觀因素。在此，筆者想就如何正確認識和實施企業(yè)效益信息化，與廣大同仁進行交流，以期為企業(yè)信息化建設(shè)貢獻微薄之力。
準確定位企業(yè)信息化的需求
施工企業(yè)信息化建設(shè)項目的效果如何，首先要考慮是否滿足了企業(yè)的需求。企業(yè)通過實施信息化項目，企業(yè)的決策工作更加透明公正，企業(yè)的管理工作更加標準規(guī)范，責(zé)任更加明確，無論是高層領(lǐng)導(dǎo)還是普通員工，都基于網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)扁平化工作方式。同時，施工企業(yè)信息系統(tǒng)需要滿足不同層次人員的需求，包括：
滿足高層領(lǐng)導(dǎo)需求。目前企業(yè)信息系統(tǒng)的規(guī)劃設(shè)計不同于過去，決不能立足部門需求進行規(guī)劃設(shè)計，要遵循“從上到下，由內(nèi)及外”的設(shè)計原則。要立足集團公司、總公司或行業(yè)高度，要考慮不同部門之間的信息共享；要考慮信息的集成和綜合。對于施工企業(yè)的高層領(lǐng)導(dǎo)來說，需要借助信息系統(tǒng)軟件進行大量審批或瀏覽工作，而這些工作往往需要專門的窗口界面，最好的辦法是將領(lǐng)導(dǎo)審批的所有事務(wù)、瀏覽的所有文件全部集成在oa界面。即領(lǐng)導(dǎo)不需要一會兒進入合同窗口，一會兒進入別的窗口去尋找審核內(nèi)容，采用統(tǒng)一的、相對固定的oa界面，即采用b/s操作模式、internet工作范圍，領(lǐng)導(dǎo)可以在出差、旅游或家庭進行辦公，極大提高領(lǐng)導(dǎo)的工作效率和工作潛能。但需要開發(fā)軟件時實現(xiàn)合同、人力資源、物資等子系統(tǒng)與oa的集成和一體化。另外，領(lǐng)導(dǎo)網(wǎng)上審批的工作并不固定，這就要求軟件有自定義和配置功能，當需要領(lǐng)導(dǎo)網(wǎng)上審批人員調(diào)動事務(wù)時，相關(guān)工作人員就能夠?qū)⑷藛T調(diào)動信息從人力資源窗口配置到oa窗口，以便于領(lǐng)導(dǎo)審核。
滿足基層業(yè)務(wù)人員需求。在實施企業(yè)信息系統(tǒng)的用戶需求階段，基層業(yè)務(wù)人員可以從業(yè)務(wù)、流程、軟件的美觀性和操作使用的方便性等方面提供需求。提供的需求要與企業(yè)整體的需求相統(tǒng)一，要避免采用對過去手工業(yè)務(wù)進行簡單照相的方式，要對原有流程進行梳理和改造?；鶎訕I(yè)務(wù)人員使用的綜合項目管理系統(tǒng)，應(yīng)當具有與現(xiàn)有的桌面應(yīng)用程序方便集成的功能；應(yīng)具有基于瀏覽器的系統(tǒng)自動安裝與自動更新的功能。
滿足中層管理人員需求。由于中層管理人員居于高層領(lǐng)導(dǎo)和基層業(yè)務(wù)人員之間，其對信息系統(tǒng)的需求也表現(xiàn)為兩者兼有。即不單有基層業(yè)務(wù)人員常用的數(shù)據(jù)錄入、查詢、報表打印等功能，同時也有網(wǎng)上擬稿、核稿、會簽、審核等功能。對于軟件的需求，表現(xiàn)為通用性需求，例如要求軟件具有：完全的標準化和規(guī)范化設(shè)計；方便的自定義和自動提醒功能；完善的權(quán)限管理功能；良好的開放性、安全性和擴展性；靈活的配置功能；標準與統(tǒng)一的打印方式；靈活的查詢功能；更加美觀的用戶界面。
總之，需求定位不準、軟件難以實用，軟件使用不起來，自然談不上效益信息化。因此，準確定位施工企業(yè)信息化的需求是實現(xiàn)效益信息化的關(guān)鍵。
合理測算施工企業(yè)信息化建設(shè)項目的投入
企業(yè)信息化建設(shè)項目的投人是指信息系統(tǒng)從規(guī)劃、設(shè)計、開發(fā)、實施、維護直到最后被更新或替代這樣一個生命周期中所發(fā)生的全部費用。在這個生命周期中，首先要考慮其實施時的顯性成本，同時也要考慮隱性成本。隱性成本一般是指信息化項目實施過程中產(chǎn)生的組織和管理成本。信息化建設(shè)項目的顯性成本是可以事先測算的，一般由以下幾部分組成：
信息化建設(shè)項目基礎(chǔ)診斷與總體規(guī)劃階段的費用。施工企業(yè)信息化建設(shè)項目實施前，為避免信息化項目失敗，一般要針對企業(yè)現(xiàn)狀進行基礎(chǔ)診斷與總體規(guī)劃工作。這一階段的主要工作，往往聘請有經(jīng)驗的咨詢專家或咨詢公司進行，其主要工作包括：信息化基礎(chǔ)診斷與培訓(xùn)；企業(yè)在信息化方面的現(xiàn)狀與存在的問題分析；企業(yè)信息化需求分析；企業(yè)信息化子系統(tǒng)劃分；企業(yè)信息化建設(shè)方式選擇；企業(yè)信息系統(tǒng)開發(fā)方式的選擇；企業(yè)信息系統(tǒng)的開發(fā)模式的選擇；企業(yè)業(yè)務(wù)流程規(guī)范化梳理和重新設(shè)計；企業(yè)不同組織機構(gòu)和職能人員的管理制度建設(shè)；企業(yè)數(shù)據(jù)庫（數(shù)據(jù)中心）方案設(shè)計；企業(yè)信息系統(tǒng)的可行性研究等。在此基礎(chǔ)上，起草或完善企業(yè)信息化建設(shè)總體規(guī)劃報告。這一階段的工作技術(shù)含量高，又需要專家經(jīng)驗，是非常重要的階段。通過專家咨詢，給予企業(yè)信息化現(xiàn)狀的準確定位，提出信息化解決方案。關(guān)于這一階段工作的費用，目前沒有統(tǒng)一的標準。根據(jù)筆者的了解，如果采用招標的方式，報價一般在30～60萬元之間。但如果采用專家咨詢方式，本單位專業(yè)人員參與共同完成規(guī)劃工作，其成本將大幅度降低。
信息化建設(shè)項目設(shè)計、開發(fā)實施和維護階段的費用。在企業(yè)總體規(guī)劃報告完成后，基于該報告的建設(shè)方案，需要進行信息化軟硬件實施項目的招標工作，或者經(jīng)過用戶單位的考察直接進入簽訂合同階段。從招標、簽訂合同、用戶需求分析、信息系統(tǒng)設(shè)計、軟件開發(fā)、調(diào)試與安裝實施、軟件操作使用培訓(xùn)、系統(tǒng)維護培訓(xùn)、信息系統(tǒng)試運行與維護。這一階段的工作投入比較大，特別是軟件開發(fā)的投入，目前缺少統(tǒng)一的規(guī)范與標準，不少軟件公司無序競爭，報價的高低差別很大。例如，就施工總承包企業(yè)特級資質(zhì)標準信息化考評評分標準中的“綜合項目管理”系統(tǒng)而言，根據(jù)筆者的了解，其報價高的在300多萬元，而報價低的在50多萬元。差別如此之大，作為用戶單位要從如下幾個方面，仔細分析其報價的合理性：
分析簡單的購買軟件方式是否可取。中國施工企業(yè)綜合項目管理系統(tǒng)包括招投標、進度、成本、合同、物資、質(zhì)量、安全、竣工、風(fēng)險、設(shè)備、人力資源、檔案等子系統(tǒng)，另外還包括oa和門戶網(wǎng)站。根據(jù)筆者的了解，每個施工企業(yè)都有個性化的需求，這些子系統(tǒng)如果要真正用起來，軟件的修改是不可避免的。即使國外的名牌軟件廠商，軟件的配置功能很強，一般來說，也只能滿足70％～80％的用戶需求。如果不考慮企業(yè)的個性化需求；如果將軟件廠商的管理模式全盤提供給用戶單位要求照搬，那是不實用的，難以滿足中國施工企業(yè)管理多樣化的要求。因此。對于中國施工企業(yè)的綜合項目管理系統(tǒng)，采用簡單的購買軟件方式，雖然投資少，但因為軟件難以實用、應(yīng)用難以成功而不可取。
分析用戶單位個性化的軟件開發(fā)需要的費用。一般情況用戶單位需要根據(jù)本單位的實際需求，即根據(jù)經(jīng)過討論后確定的業(yè)務(wù)流程、審批流程、部門和人員職責(zé)等方面的管理制度，進行軟件的設(shè)計和開發(fā)。可以說，只有完全考慮了企業(yè)的個性化需求，開發(fā)出來的軟件才是實用的。另外，企業(yè)個性化的需求不是一成不變的，隨著企業(yè)的發(fā)展，機構(gòu)和職能、業(yè)務(wù)流程、審批流程等都在不同程度地發(fā)生改變，可以說，在軟件的2～3年的維護期內(nèi)，軟件的修改也是不可避免的。用戶單位需要仔細分析軟件廠商滿足個性化需求、滿足多次修改的開發(fā)工作量和開發(fā)費用，并把這些需求作為合同條款寫入合同中；加之軟件廠商需要安排1～2名維護人員現(xiàn)場輔助用戶單位使用軟件6個月。如果按照這樣的工作量來測算，顯然軟件廠商50萬元的報價是偏低的；反過來理解，軟件廠商報價50萬元，可能采用的是簡單購買軟件方式，沒有考慮軟件的多次修改、沒有考慮用戶單位個性化的需求、也沒有考慮2人半年的現(xiàn)場輔助使用；如果只是應(yīng)付信息化考核要求，無論對于軟件廠商還是對于用戶單位均是不可取的。
分析軟件公司用于用戶單位的直接費用。對于軟件廠商的報價合理性分析，在滿足個性化需求的前提下，需要仔細測算軟件廠商用于用戶單位的直接費用，指從簽訂合同開始到合同期結(jié)束的2～3年內(nèi)，軟件廠商用于用戶單位的所有開支，舉例說明如下：系統(tǒng)分析人員、開發(fā)人員和維護人員前往用戶單位的差旅費和出差補助，按照40人次計算，大約10萬元；系統(tǒng)維護人員現(xiàn)場輔助用戶使用軟件，按照2人累計180天計算，大約需要住宿費、出差補助和交通補助等費用9萬元；人員工資，包括開發(fā)人員和系統(tǒng)分析和維護人員的工資，如果考慮2個開發(fā)人員累計工作半年；2個系統(tǒng)維護人員累計工作半年；1個系統(tǒng)分析人員累計工作半年計算，大約需要工資26萬元。
上述通過舉例測算，軟件廠商在滿足用戶個性化需求的前提下，直接用于用戶單位的費用大約45萬元。此時，軟件廠商應(yīng)該的報價是多少呢？筆者給出多個方案見表1.
正確認識企業(yè)信息化的作用和效益
施工企業(yè)信息化建設(shè)是一項投資比較大的系統(tǒng)工程，所產(chǎn)生的效益和效果如何，不能簡單地用“賺錢”來描述，它不同于研發(fā)新產(chǎn)品，有其獨特的作用和優(yōu)勢，包括如下幾個方面：
建立充分的信息共享機制，提高企業(yè)的市場競爭能力。在施工企業(yè)工程項目管理中，通過實施全企業(yè)的綜合項目管理信息系統(tǒng)等信息化工作，可以實現(xiàn)施工企業(yè)、業(yè)主、監(jiān)理、供應(yīng)商等單位的信息共享；實現(xiàn)公司總部與分子公司和項目部、企業(yè)內(nèi)部與外部單位之間的網(wǎng)絡(luò)化管理，使企業(yè)內(nèi)部各子公司之間、部門之間、企業(yè)與客戶之間達到充分時信息共享；打破信息壁壘，建立充分的信息共享機制。這將增強企業(yè)對市場的敏感程度及對市場的反映速度，大大提高企業(yè)對市場的應(yīng)變能力和競爭能力。
降低企業(yè)生產(chǎn)和綜合經(jīng)營成本，提高企業(yè)效益。施工企業(yè)的信息化，必然要求管理工作走向過程化、職能劃分趨于綜合化、組織機構(gòu)逐步扁平化。這“三化”的實現(xiàn)，可不同程度地降低企業(yè)生產(chǎn)和綜合經(jīng)營成本，提高企業(yè)效益。
強化總公司對分/子公司、項目部的監(jiān)管力度。施工企業(yè)的信息化可以強化總公司對各個分/子公司、各項目部經(jīng)營情況的監(jiān)管力度，避免了企業(yè)內(nèi)部監(jiān)管不力而造成的損失。更為重要的是信息系統(tǒng)整合了企業(yè)的綜合優(yōu)勢，加強了企業(yè)內(nèi)各部門、各子公司之間的相互協(xié)調(diào)，并有機地結(jié)合在一起。這樣就避免了企業(yè)各部門之間各自為戰(zhàn)、盲目決策的情況出現(xiàn)，減少了管理上的失誤，減少了企業(yè)內(nèi)部因為不協(xié)調(diào)而造成的資源（包括人力、物力、財務(wù)等）浪費。
促進企業(yè)業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化，實現(xiàn)體制創(chuàng)新和現(xiàn)代化集成管理。施工企業(yè)信息化管理促使企業(yè)進行流程重組、機構(gòu)重組，建立新的管理體制，變職能管理為過程管理，由過去靜態(tài)的、片面的、孤立的管理變成動態(tài)的、全面的、網(wǎng)絡(luò)化的理性管理，使企業(yè)成為一個有機整體，實現(xiàn)“現(xiàn)代化集成管理”。
施工企業(yè)信息化建設(shè)項目的效益。施工企業(yè)信息化建設(shè)項目的效益表現(xiàn)在那里？有些領(lǐng)導(dǎo)只關(guān)注“賺錢”，這是不全面、不客觀的。企業(yè)信息化既是一項戰(zhàn)略性投資，具有可持續(xù)發(fā)展效益，又是一種新技術(shù)投資，其產(chǎn)生的效益可分為可持續(xù)發(fā)展效益、經(jīng)濟效益以及社會效益